L’inventari de documents és un llibre de referència que revela la composició i el contingut dels documents, els sistematitza i els té en compte dins de tot el conjunt de documents. La compilació d’inventaris és una etapa important en el processament i l’ordenació de documents, la finalitat de la qual no és només la seguretat dels documents, sinó també la seva clara execució.
Instruccions
Pas 1
Realitzeu el registre de la llista de documents al capçal de l’organització (si n’hi ha). No és necessari, però sí un requisit desitjable per a aquests documents. En qualsevol cas, s’ha d’indicar el nom de l’organització.
Pas 2
Anoteu el títol, que ha de contenir informació que determini la propietat dels documents inclosos a l'inventari. Per exemple, "Inventari de documents en el cas penal", "Inventari de documents disponibles al fitxer d'atestació", "Inventari de documents per obtenir un visat a Dinamarca", etc. Si l'organització compila inventaris periòdicament, anoteu el número de sèrie de l'inventari.
Pas 3
Creeu una taula que consti de les seccions següents: "Nombre de p / p", "Nom del document", "Nombre de fulls del document". Empleneu tots els camps indicats. Afegiu columnes de cerca a la taula segons calgui. Per exemple, pàgines _ a _, números de pàgina, valor, nota, etc.
Pas 4
Sota la taula, escriviu quants fulls, documents o còpies incloeu a l'inventari. Escriviu en nombres i paraules: 3 (tres), 25 (vint-i-cinc).
Pas 5
Completeu la compilació de l'inventari amb les signatures dels caps de l'organització, d'una manera o altra responsables de l'execució d'aquest inventari (inspector del departament de personal, cap de producció, etc.). Anoteu el nom complet de la posició del gerent i la transcripció del seu cognom, nom i patronímic. Si cal, incloeu el vostre nom complet al document. i la signatura de la persona que va lliurar i va acceptar els documents.
Pas 6
Indiqueu també la data del document. Es pot localitzar al final i al començament de l'inventari, tant a l'esquerra com a la dreta del document. El segell de l'organització no es posa a l'inventari.
Pas 7
La llista de documents s’elabora en dos exemplars: un roman a l’organització i l’altre es presenta al lloc de sol·licitud.
