Segons la legislació vigent de la Federació Russa, no tots els empleats tenen un fitxer personal. Aquest requisit només és obligatori per als funcionaris. No obstant això, moltes organitzacions comercials també tenen una pràctica similar, sobretot pel que fa als empleats que ocupen llocs de responsabilitat.
Instruccions
Pas 1
L’arxiu personal de l’empleat és una carpeta amb tots els documents necessaris (sol·licitud de feina, qüestionari o full personal de registre de personal, autobiografia o currículum, còpia d’una ordre de feina, ordres d’incentius i sancions, etc.). Per tant, per compilar-lo, traieu totes les còpies necessàries i agafeu els originals de l’empleat.
Pas 2
La portada de l’expedient personal s’ha d’elaborar en el formulari establert per GOST 17914-72. És cert que actualment (especialment en organitzacions comercials) això no sempre s’observa. Però, per evitar malentesos i problemes amb les autoritats reguladores, cal assegurar-se que la portada del fitxer personal contingui el mínim d’informació necessari.
Pas 3
A la part superior dreta de la portada, escriviu el número de sèrie de la caixa (normalment el número de personal). És sota aquest número que es registra un fitxer personal al "Llibre (diari) de comptabilitat d'assumptes personals". Aquest llibre ha de contenir la informació següent: el número de sèrie, cognoms, nom, patronímic de l’empleat, així com la data del registre del cas i la data de la retirada del registre del registre.
Pas 4
En algunes organitzacions, a més del número ordinal (personal) del cas a l'extrem superior dret de la portada, també omplen les columnes: "Fons núm. _" i "Inventari núm. _".
Pas 5
Al centre de la portada, escriviu el nom complet de l'organització. Per exemple, Vostok Limited Liability Company. Sota ell hi ha el nom abreujat de l'organització: "LLC" Vostok ", i fins i tot inferior: el nom de la unitat estructural on treballa l'empleat. Per exemple: "departament de subministrament". Sota aquestes dades, s'indica: "Fitxer personal núm …" - d'acord amb el número de personal esmentat a la part superior dreta. Immediatament després d'això, escriviu el cognom, el nom i el patronímic de l'empleat en el cas nominatiu.
Pas 6
Les entrades següents haurien d’estar a l’extrem inferior dret de la portada del fitxer personal:
- "La data del començament";
- "Data de caducitat";
- "Als fulls _";
- "Conserva _".
