Diverses carpetes i classificadors han passat a formar part de l’entorn no només de l’oficina, sinó també de la llar. De fet, es tracta d’una manera molt còmoda d’emmagatzemar i distribuir temàticament els documents. Però quan hi ha massa carpetes, hi ha un problema de distribució a l’espai de treball.
Necessari
- - carpetes;
- - safates de paper;
- - adhesius;
- - caixes;
- - bolígraf.
Instruccions
Pas 1
Comprendre el contingut de les carpetes. S'hauria d'organitzar d'acord amb alguns principis generals per facilitar la cerca d'un document específic. Per exemple, els estudiants haurien de designar una carpeta per a cada assignatura. Una persona treballadora pot fer la distribució per àmbits d’activitat, així com assignar dues o tres carpetes per a papers especialment importants o urgents. Un cop escollit un sistema de classificació, organitzeu tots els papers segons el sistema i enganxeu adhesius a les carpetes amb un registre del que hi ha emmagatzemat.
Pas 2
Esbrineu la millor manera d’organitzar les carpetes resultants. Si són grans i estables, simplement els podeu disposar a la prestatgeria per temes. Les carpetes primes i flexibles s’emmagatzemen millor en horitzontal. Tanmateix, les piles grans són incòmodes d’utilitzar, així que apileu-les a les safates de paper alhora. En fer-ho, observeu també la classificació temàtica per facilitar la cerca d’informació.
Pas 3
Si necessiteu carpetes fines per seure a la prestatgeria, utilitzeu un divisor. Pot ser en forma de partició que separa una part del prestatge d'una altra, o bé en forma de safata oberta vertical per a papers. Així, quan traieu una carpeta del prestatge, la resta no començarà a caure i no hi haurà cap desastre.
Pas 4
Per a un nombre molt gran de carpetes, com ara organitzar l’emmagatzematge en un arxiu d’empresa, utilitzeu un sistema d’emmagatzematge en bastidors. Així, els papers s’emmagatzemen en dipòsits estatals. Al mateix temps, les carpetes s’emmagatzemen en caixes especials instal·lades als bastidors. La peculiaritat d’aquestes caixes és que no s’obren des de la part superior, sinó pel lateral, cosa que permet obtenir la carpeta que necessiteu. Sense treure tot el contenidor pesat del bastidor. A la mateixa coberta lateral, té sentit enganxar un adhesiu amb informació sobre els documents que hi ha a la secció d’emmagatzematge.
